Manuales Administrativos y Diagramas de Flujo

 Manuales Administrativos y Diagramas de Flujo

Manuales Administrativos 

Objetivos: 

A) Sistematizar la información de la empresa. Las empresas cuentan con información acerca de cómo se formó, es decir, su historia; determina objetivos, pero en ocasiones no los tiene por escrito; opera con procedimientos establecidos, pero en muchos casos pasan por tradición oral de un empleado a otro; cuenta con información de los puestos que integran la empresa, pero no está documentada. 

B) Informar. Informará a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.

1. C) Auxiliar en la inducción y capacitación del personal. Cuando un empleado ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como con su puesto, cómo se creó la empresa, cuál es su misión, visión, filosofía, valores, objetivos, quién será su jefe, cuáles funciones va a llevar a cabo, entre otros datos. 

D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en primer lugar, dar al personal en forma detallada cómo va a desarrollar sus funciones; con base en estos manuales, capacitar al personal, evaluar su desempeño e inclusive servir de base en la auditoría administrativa, con el objeto de evaluar la eficiencia y eficacia con que opera la empresa (esto ocurre cuando el auditor compara las funciones y actividades que debe llevar a cabo cada empleado de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos), con la forma real de cómo efectúa sus actividades día a día.

E) Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos, también llamados manuales de calidad.

Clasificaciòn de los manuales 

• Por su naturaleza 

Microadministrativos:  Los cuales contienen información de una sola empresa o de un área de la empresa.

Macroadministrativos: Utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa. 

Mesoadministrativos:  Que incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector2. Por su área de aplicación  

El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud, pero debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos hace más compleja la utilización de un solo manual.

3. Por su contenido 

La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un manual de organización y un manual de procedimientos, pero, conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados ya no sólo de organización ni procedimientos

4. Por su ámbito 

• Manuales generales Que contienen información global de la empresa. Los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa; incluyen información del área de recursos, humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática
• Manuales específicos Que contienen información detallada de toda la empresa; por ejemplo, el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa.
•        Manual Administrativo de la Coca Cola                  
  

  Conclusiòn 

Los manuales adinistrativos son de suma importancia a la hora de transmtir informaciòn que sirva a las personas para desenvolverse en una situaciòn determinada. El conocer lo que se debe hacer ante situaciones que se presenten y asi poder dar una soluciòn de manera ràpida y correcta sin dañar a terceros.

DIAGRAMA DE FLUJO 

Simbologia

Tipos de Diagrama de Flujo

FLUJOGRAMA DE PRIMER NIVEL: Muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes. Se usa para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.

FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL: Indica los pasos o actividades de un proceso, incluye además: puntos de decisión, períodos de espera, insumos y resultados.  Se utiliza para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

FLUJOGRAMAS DE EJECUCIÓN O MATRIZ: Representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos.  Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.  Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

Uso del Diagrama de Flujo 

El diagrama de flujo es uno de los diagramas más utilizados para representar un proceso o flujo de trabajo. Los diagramas de flujo describen un proceso con una secuencia fija de procesos de trabajo. Así, paso a paso, se presentan procesos complejos de forma sencilla.

En Conclusiòn los diagramas de flujo nos facilita el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de informaciòn, asi como tambièn nos permite analizar los procesos que requerimos para realizar un proceso.